"You've Got Mail" - Wie organisierst Du Dein E-Mail-Postfach einfach und effektiv?

You've Got Mail Ratgeber

E-Mails sind elementarer Bestandteil unserer Kommunikation. Im Durchschnitt bekommen Deutsche 30 Mails täglich. Wie behält man den Überblick und kommuniziert professionell? Wir haben Dir viele Tipps und Kniffe, die auch wir täglich nutzen, zusammengestellt.

Ein aufgeräumtes und übersichtliches Postfach

So behältst Du den Überblick in Deinem Postfach - unsere sieben Tipps für die Organisation Deines Postfachs:

1.    Richte Bearbeitungszeiten ein: Richte Dir feste Zeiten zum Bearbeiten von E-Mails ein.
2.    Stelle die Benachrichtigungsfunktion ab: Um ungestört arbeiten zu können, kannst Du die Benachrichtigungsfunktion beim Eingang einer neuen E-Mail abstellen.
3.    Lösche uninteressante E-Mails sofort: Um die Flut an täglichen E-Mails zu bändigen, kannst Du irrelevante E-Mails direkt in den Papierkorb verschieben.
4.    Richte Ablageordner ein: Erstelle Ordner für die verschiedenen Themen und sortiere die E-Mails dort ein, so behältst Du immer den Überblick.
5.    Kategorisiere Deine E-Mails: Manche E-Mail-Programme erlauben eine Kategorisierung Deiner E-Mails. Nützliche Kategorien sind: „To-Do“, „Warte auf Antwort“ oder „Beantworten“.
6.    Die 1-Klick-Regel: Du solltest bereits nach dem ersten Klick auf die E-Mail entscheiden, was damit passiert und sie löschen, im entsprechenden Ordner ablegen oder kategorisieren.
7.    Richte einen Filter ein: Die meisten E-Mail-Programme können E-Mails mit bestimmten Keywords im Betreff oder von bestimmten Absendern automatisch in von Dir festgelegten Ordnern ablegen. So wird Dein Postfach schon bei Eingang der E-Mail sortiert.

Die professionelle Signatur

Signaturen sind nicht nur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr sehr wichtig, sondern auch privat ein gutes Tool, um auf weitere Kontaktkanäle aufmerksam zu machen.

Private Signaturen

Private Signaturen enthalten keine Pflichtangaben und können vollkommen frei gestaltet werden. Du kannst neben Deinem Vor- und Nachnamen und Deiner Adresse die Festnetz- oder Mobilfunknummern und E-Mail-Adresse angeben. Falls Du eine eigene Webseite hast, ergänze den Link und wo Du in sozialen Netzwerken, wie LinkedIn, Xing oder Instagram, erreichbar bist.

Geschäftliche Signaturen

Bei geschäftlichen E-Mails sieht die Gestaltung der Signatur ein wenig anders aus. Hier gibt es einige Angaben, die Du in jedem Fall machen musst:
1.    Name des Unternehmens und die Rechtsform
2.    Anschrift der Firma
3.    Registergericht und Handelsregisternummer
4.    Name der Geschäftsführung
Zur Orientierung für externe Ansprechpartner solltest Du neben Deinem Namen Deine Funktion im Unternehmen und die Durchwahl angeben:

Katja Schmidt
Marketing Managerin
Reinigungsservice Otto GmbH & Co KG.
Kanzlerstraße 12
20255 Hamburg
Telefon: 010 12345678 – 90
E-Mail: katja.schmidt@reinigungsservice-otto.hamburg
www.reinigungsservice-otto.hamburg
Registergericht: Amtsgericht Eimsbüttel, Handelsregisternummer: 123456, Geschäftsführer: Thorsten Otto

 

Die perfekte Abwesenheitsnotiz

Du bist beruflich unterwegs, hast Urlaub oder möchtest einfach nicht erreichbar sein? Unsere sechs Tipps, was in eine Abwesenheitsnotiz gehört, helfen Dir dabei:

1.    Betreff: Nutze den Betreff, um über Deine Abwesenheit zu informieren, die Details folgen in der Nachricht.
2.    Bedanken: Ein kurzer Dank für die Nachricht und Gruß gehört in jede Abwesenheitsnotiz.
3.    Zeitraum: Nenne den Zeitraum Deiner Abwesenheit.
4.    E-Mail-Bearbeitung: Was passiert mit E-Mails während Deiner Abwesenheit, werden sie verzögert bearbeitet, weitergeleitet oder erst nach Deiner Rückkehr bearbeitet?
5.    Dringendes: Bist Du bei dringenden Anliegen telefonisch erreichbar, oder vertritt Dich ein Teammitglied?
6.    Internationalität: Wenn Du internationale Kunden hast, sollte die Abwesenheitsnotiz ebenfalls in der entsprechenden Sprache Deiner Kunden formuliert sein.