E‑Mails sind ele­men­ta­rer Bestand­teil unse­rer Kom­mu­ni­ka­ti­on. Im Durch­schnitt bekom­men Deut­sche 30 Mails täg­lich. Wie behält man den Über­blick und kom­mu­ni­ziert pro­fes­sio­nell? Wir haben Dir vie­le Tipps und Knif­fe, die auch wir täg­lich nut­zen, zusammengestellt.

Ein aufgeräumtes und übersichtliches Postfach

So behältst Du den Über­blick in Dei­nem Post­fach – unse­re sie­ben Tipps für die Orga­ni­sa­ti­on Dei­nes Postfachs:

1.    Rich­te Bear­bei­tungs­zei­ten ein: Rich­te Dir fes­te Zei­ten zum Bear­bei­ten von E‑Mails ein.
2.    Stel­le die Benach­rich­ti­gungs­funk­ti­on ab: Um unge­stört arbei­ten zu kön­nen, kannst Du die Benach­rich­ti­gungs­funk­ti­on beim Ein­gang einer neu­en E‑Mail abstel­len.
3.    Lösche unin­ter­es­san­te E‑Mails sofort: Um die Flut an täg­li­chen E‑Mails zu bän­di­gen, kannst Du irrele­van­te E‑Mails direkt in den Papier­korb ver­schie­ben.
4.    Rich­te Abla­ge­ord­ner ein: Erstel­le Ord­ner für die ver­schie­de­nen The­men und sor­tie­re die E‑Mails dort ein, so behältst Du immer den Über­blick.
5.    Kate­go­ri­sie­re Dei­ne E‑Mails: Man­che E‑Mail-Pro­gram­me erlau­ben eine Kate­go­ri­sie­rung Dei­ner E‑Mails. Nütz­li­che Kate­go­rien sind: „To-Do“, „War­te auf Ant­wort“ oder „Beant­wor­ten“.
6.    Die 1‑Klick-Regel: Du soll­test bereits nach dem ers­ten Klick auf die E‑Mail ent­schei­den, was damit pas­siert und sie löschen, im ent­spre­chen­den Ord­ner able­gen oder kate­go­ri­sie­ren.
7.    Rich­te einen Fil­ter ein: Die meis­ten E‑Mail-Pro­gram­me kön­nen E‑Mails mit bestimm­ten Key­words im Betreff oder von bestimm­ten Absen­dern auto­ma­tisch in von Dir fest­ge­leg­ten Ord­nern able­gen. So wird Dein Post­fach schon bei Ein­gang der E‑Mail sortiert.

Die professionelle Signatur

Signa­tu­ren sind nicht nur im geschäft­li­chen E‑Mail-Ver­kehr sehr wich­tig, son­dern auch pri­vat ein gutes Tool, um auf wei­te­re Kon­takt­ka­nä­le auf­merk­sam zu machen.

Private Signaturen

Pri­va­te Signa­tu­ren ent­hal­ten kei­ne Pflicht­an­ga­ben und kön­nen voll­kom­men frei gestal­tet wer­den. Du kannst neben Dei­nem Vor- und Nach­na­men und Dei­ner Adres­se die Fest­netz- oder Mobil­funk­num­mern und E‑Mail-Adres­se ange­ben. Falls Du eine eige­ne Web­sei­te hast, ergän­ze den Link und wo Du in sozia­len Netz­wer­ken, wie Lin­kedIn, Xing oder Insta­gram, erreich­bar bist.

Geschäftliche Signaturen

Bei geschäft­li­chen E‑Mails sieht die Gestal­tung der Signa­tur ein wenig anders aus. Hier gibt es eini­ge Anga­ben, die Du in jedem Fall machen musst:
1.    Name des Unter­neh­mens und die Rechts­form
2.    Anschrift der Fir­ma
3.    Regis­ter­ge­richt und Han­dels­re­gis­ter­num­mer
4.    Name der Geschäfts­füh­rung
Zur Ori­en­tie­rung für exter­ne Ansprech­part­ner soll­test Du neben Dei­nem Namen Dei­ne Funk­ti­on im Unter­neh­men und die Durch­wahl angeben:

Kat­ja Schmidt
Mar­ke­ting Mana­ge­rin
Rei­ni­gungs­ser­vice Otto GmbH & Co KG.
Kanz­ler­stra­ße 12
20255 Ham­burg
Tele­fon: 010 12345678 – 90
E‑Mail: katja.schmidt@reinigungsservice-otto.hamburg
www.reinigungsservice-otto.hamburg
Regis­ter­ge­richt: Amts­ge­richt Eims­büt­tel, Han­dels­re­gis­ter­num­mer: 123456, Geschäfts­füh­rer: Thors­ten Otto

Die perfekte Abwesenheitsnotiz

Du bist beruf­lich unter­wegs, hast Urlaub oder möch­test ein­fach nicht erreich­bar sein? Unse­re sechs Tipps, was in eine Abwe­sen­heits­no­tiz gehört, hel­fen Dir dabei:

1.    Betreff: Nut­ze den Betreff, um über Dei­ne Abwe­sen­heit zu infor­mie­ren, die Details fol­gen in der Nach­richt.
2.    Bedan­ken: Ein kur­zer Dank für die Nach­richt und Gruß gehört in jede Abwe­sen­heits­no­tiz.
3.    Zeit­raum: Nen­ne den Zeit­raum Dei­ner Abwe­sen­heit.
4.    E‑Mail-Bear­bei­tung: Was pas­siert mit E‑Mails wäh­rend Dei­ner Abwe­sen­heit, wer­den sie ver­zö­gert bear­bei­tet, wei­ter­ge­lei­tet oder erst nach Dei­ner Rück­kehr bear­bei­tet?
5.    Drin­gen­des: Bist Du bei drin­gen­den Anlie­gen tele­fo­nisch erreich­bar, oder ver­tritt Dich ein Team­mit­glied?
6.    Inter­na­tio­na­li­tät: Wenn Du inter­na­tio­na­le Kun­den hast, soll­te die Abwe­sen­heits­no­tiz eben­falls in der ent­spre­chen­den Spra­che Dei­ner Kun­den for­mu­liert sein.