Frohe Feiertage: Wie Du die perfekte Abwesenheitsnotiz erstellst

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Weihnachtszeit ist Urlaubszeit – dazu gehören nicht nur Plätzchen backen, Geschenke packen und Weihnachtsbaum schlagen, sondern auch einige Veränderungen im E-Mail-Postfach. Denn je näher die Feiertage rücken, desto mehr Menschen haben sich bereits aus dem Arbeitsalltag verabschiedet. Das Ergebnis lässt bei einer verschickten Mail nicht lange auf sich warten: Als Antwort schneit eine Abwesenheitsnotiz herein. Diese variiert von knappen Dreiwortsätzen bis zu ausschweifenden Grüßen, Beschreibungen der Urlaubspläne und möglicher Vertretungen.

Warum eine Abwesenheitsnotiz Sinn macht

Natürlich sind die Gründe für eine Abwesenheit vielfältig – genauso wie ihre digitalen Stellvertreter. Am wichtigsten ist jedoch, dass die Abwesenheitsnotiz Interessierte darüber aufklärt, dass Du im Moment nicht persönlich ihre Anfragen bearbeiten kannst und dass es von Dir eine Weile lang keine Antwort geben wird. Deshalb ist es sinnvoll und höflich, Anfragende nicht in der Luft hängen und beim Warten auf Deine Antwort versauern zu lassen. Zum professionellen Arbeiten und Kommunizieren gehört eine Abwesenheitsnotiz deshalb zwingend dazu – ein bisschen Rücksicht ist schließlich immer gut.

Der Inhalt einer Abwesenheitsnotiz

Eine gute Abwesenheitsnotiz informiert bereits im Betreff – informiere Dein Gegenüber über Deine Abwesenheit und ergänze gegebenenfalls den Zeitraum. Bedenke trotzdem: In der Kürze liegt die Würze. Das gilt auch in der eigentlichen E-Mail, für die dieselben Regeln wie für jede professionelle Kommunikation gelten: sei informativ, freundlich und professionell. Nach einem kurzen Gruß und Dank für die Nachricht zu Beginn der Abwesenheitsnotiz solltest Du den gesamten Zeitraum Deiner Abwesenheit nennen und auf den ersten Tag verweisen, ab dem Du wieder erreichbar sein wirst.

Für Notfälle oder eine länger andauernde Abwesenheit ist es außerdem sinnvoll, eine Vertretung zu organisieren, an die sich Interessierte wenden können. Informiere Lesende Deiner Mail über eine eventuelle Weiterleitung. Wenn Du eine Vertretung für dringende Fälle etc. hast, gib deren Kontaktdaten bzw. die E-Mail-Adresse des jeweiligen Fachbereiches in Deinem Unternehmen (falls vorhanden) an. Wenn Du auch internationale Anfragen bearbeitest und in anderen Sprachen kommunizierst, solltest Du Deine Nachricht noch einmal in der jeweiligen Sprache anfügen.

Was nicht in eine Abwesenheitsnotiz gehört

Achte darauf, dass Deine Nachricht hilfreich und sachlich bleibt. Unseriöse Sprüche wie „Tschüss, ich bin im Urlaub“ oder „Bin weg und beantworte keine Mails“ sind unpassend und machen einen unprofessionellen und unhöflichen Eindruck. Deine Abwesenheitsnotiz soll anderen weiterhelfen, deshalb haben auch die Gründe Deiner Abwesenheit nichts in der Nachricht zu suchen – denn sie haben keinen Mehrwert für die hilfesuchende Person. Die allermeisten Menschen finden ihr eigenes Anliegen dringend – deshalb solltest Du nicht Deine Handynummer für dringende Fälle hinterlassen, denn sonst wird Deine freie Zeit wenig entspannend. Sinnvoller ist das Angeben der Kontaktdaten Deiner Vertretung.