Weih­nachts­zeit ist Urlaubs­zeit – dazu gehö­ren nicht nur Plätz­chen backen, Geschen­ke packen und Weih­nachts­baum schla­gen, son­dern auch eini­ge Ver­än­de­run­gen im E‑Mail-Post­fach. Denn je näher die Fei­er­ta­ge rücken, des­to mehr Men­schen haben sich bereits aus dem Arbeits­all­tag ver­ab­schie­det. Das Ergeb­nis lässt bei einer ver­schick­ten Mail nicht lan­ge auf sich war­ten: Als Ant­wort schneit eine Abwe­sen­heits­no­tiz her­ein. Die­se vari­iert von knap­pen Drei­wort­sät­zen bis zu aus­schwei­fen­den Grü­ßen, Beschrei­bun­gen der Urlaubs­plä­ne und mög­li­cher Vertretungen.

Warum eine Abwesenheitsnotiz Sinn macht

Natür­lich sind die Grün­de für eine Abwe­sen­heit viel­fäl­tig – genau­so wie ihre digi­ta­len Stell­ver­tre­ter. Am wich­tigs­ten ist jedoch, dass die Abwe­sen­heits­no­tiz Inter­es­sier­te dar­über auf­klärt, dass Du im Moment nicht per­sön­lich ihre Anfra­gen bear­bei­ten kannst und dass es von Dir eine Wei­le lang kei­ne Ant­wort geben wird. Des­halb ist es sinn­voll und höf­lich, Anfra­gen­de nicht in der Luft hän­gen und beim War­ten auf Dei­ne Ant­wort ver­sau­ern zu las­sen. Zum pro­fes­sio­nel­len Arbei­ten und Kom­mu­ni­zie­ren gehört eine Abwe­sen­heits­no­tiz des­halb zwin­gend dazu – ein biss­chen Rück­sicht ist schließ­lich immer gut.

Der Inhalt einer Abwesenheitsnotiz

Eine gute Abwe­sen­heits­no­tiz infor­miert bereits im Betreff – infor­mie­re Dein Gegen­über über Dei­ne Abwe­sen­heit und ergän­ze gege­be­nen­falls den Zeit­raum. Beden­ke trotz­dem: In der Kür­ze liegt die Wür­ze. Das gilt auch in der eigent­li­chen E‑Mail, für die die­sel­ben Regeln wie für jede pro­fes­sio­nel­le Kom­mu­ni­ka­ti­on gel­ten: sei infor­ma­tiv, freund­lich und pro­fes­sio­nell. Nach einem kur­zen Gruß und Dank für die Nach­richt zu Beginn der Abwe­sen­heits­no­tiz soll­test Du den gesam­ten Zeit­raum Dei­ner Abwe­sen­heit nen­nen und auf den ers­ten Tag ver­wei­sen, ab dem Du wie­der erreich­bar sein wirst.

Für Not­fäl­le oder eine län­ger andau­ern­de Abwe­sen­heit ist es außer­dem sinn­voll, eine Ver­tre­tung zu orga­ni­sie­ren, an die sich Inter­es­sier­te wen­den kön­nen. Infor­mie­re Lesen­de Dei­ner Mail über eine even­tu­el­le Wei­ter­lei­tung. Wenn Du eine Ver­tre­tung für drin­gen­de Fäl­le etc. hast, gib deren Kon­takt­da­ten bzw. die E‑Mail-Adres­se des jewei­li­gen Fach­be­rei­ches in Dei­nem Unter­neh­men (falls vor­han­den) an. Wenn Du auch inter­na­tio­na­le Anfra­gen bear­bei­test und in ande­ren Spra­chen kom­mu­ni­zierst, soll­test Du Dei­ne Nach­richt noch ein­mal in der jewei­li­gen Spra­che anfügen.

Was nicht in eine Abwesenheitsnotiz gehört

Ach­te dar­auf, dass Dei­ne Nach­richt hilf­reich und sach­lich bleibt. Unse­riö­se Sprü­che wie „Tschüss, ich bin im Urlaub“ oder „Bin weg und beant­wor­te kei­ne Mails“ sind unpas­send und machen einen unpro­fes­sio­nel­len und unhöf­li­chen Ein­druck. Dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz soll ande­ren wei­ter­hel­fen, des­halb haben auch die Grün­de Dei­ner Abwe­sen­heit nichts in der Nach­richt zu suchen – denn sie haben kei­nen Mehr­wert für die hil­fe­su­chen­de Per­son. Die aller­meis­ten Men­schen fin­den ihr eige­nes Anlie­gen drin­gend – des­halb soll­test Du nicht Dei­ne Han­dy­num­mer für drin­gen­de Fäl­le hin­ter­las­sen, denn sonst wird Dei­ne freie Zeit wenig ent­span­nend. Sinn­vol­ler ist das Ange­ben der Kon­takt­da­ten Dei­ner Vertretung.